Advies op maat.
Ondersteuning.
Persoonlijke begeleiding.

Vacature Teamsecretaresse

Ascender is al 20 jaar actief in het werkveld van duurzame inzetbaarheid. Ascender biedt organisaties zowel curatieve en preventieve begeleidingstrajecten als een all-in pakket voor psychologische- en work/life ondersteuning van werknemers. Daarnaast bieden wij verschillende workshops, trainingen en mediation.

Functieomschrijving
In deze functie ben je samen met de office manager en 3 collega-secretaresses verantwoordelijk voor alle werkzaamheden op het centrale secretariaat in Utrecht. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel opdrachtgevers (verzekeringsmaatschappijen, organisaties, arbodiensten), cliënten, als collega’s. Je draagt onder andere zorg voor de (complexe) agendaplanning van ca. 25 psychologen, werkzaam op ca. 16 locaties door het hele land. Verder redigeer en verzend je vertrouwelijke rapportages, stel je bijbehorende offertes op en monitor je akkoord daarop. Ook het bewaken van de huisstijl hoort daarbij. Overleg en samenwerking met je collega’s op het secretariaat is een belangrijke factor in een succesvolle uitvoering. De werkzaamheden binnen de functie zijn verder zeer divers.

We zijn op zoek naar iemand die snel kan schakelen, proactief, representatief, integer en klantvriendelijk is, en een positieve instelling heeft. We zoeken iemand die zelfstandig kan werken en tegelijkertijd een teamspeler is. Je hebt geen probleem met het werken in een hectische omgeving (open ruimte), je bent accuraat en je hebt oog voor detail. Je bent 4 dagen per week beschikbaar.

Werkzaamheden
Je werkzaamheden als teamsecretaresse bestaan uit:

  • ontvangen van bezoekers (meestal cliënten);
  • afhandeling telefoon, e-mail, post;
  • complex agendabeheer in outlook van de psychologen;
  • zelfstandig voeren van correspondentie;
  • versturen van (vertrouwelijke) rapportages en opstellen van bijbehorende offertes;
  • bewaken van doorlooptijden;
  • bijhouden van overzichten;
  • beheren van de op maat gemaakte relatiedatabase;
  • het maken van facturen vanuit urenregistratie- en klantensysteem;
  • scannen en digitaal archiveren;
  • overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.

Dienstverlening aan klanten en cliënten voert de boventoon in het werk.

Wij vragen

  • mbo+ werk- en denkniveau met 3 jaar relevante werkervaring of hbo werk- en
  • denkniveau;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord (ABN) en geschrift;
  • goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • uitstekende kennis van MS Office 2016;
  • commerciële instelling en goede communicatieve vaardigheden;
  • voldoende kennis van computers, tablets, smartphones en online media;
  • beschikbare dagen maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag.

Wij bieden

  • een dynamische en inspirerende werkomgeving;
  • prettig, modern-industrieel ingericht kantoorpand op 2km afstand van Utrecht Centraal;
  • een gezellig team;
  • diversiteit en zelfstandigheid in het werk;
  • werken binnen een organisatie die zich bezighoudt met mens en welzijn;
  • een marktconform salaris tussen € 2.000,00 en € 2.500,00 bruto per maand op basis van 40 uur.

Procedure
Weet jij zeker dat je aan deze voorwaarden voldoet, en spreken de functie en de werkomgeving je aan, dan zien we jouw cv met motivatie graag vóór 2 januari 2018 tegemoet via j.lutz@ascender.nl t.a.v. Joyce Lutz (Office Manager). Wil je eerst meer informatie, dan kun je telefonisch contact opnemen met Joyce Lutz via 030 – 25 22 792 (woensdagen afwezig).

Als jouw cv en motivatie ons aanspreken, nemen wij eerst telefonisch contact met je op. Daarna nodigen we je eventueel uit voor een persoonlijk kennismakingsgesprek met o.a. de office manager. De tweede ronde vindt plaats met de office manager en de zakelijk directeur. Een assessment-onderzoek maakt onderdeel uit van de procedure. Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Gerelateerd nieuws
Recente ontwikkelingen, interviews & ervaringen
Inschrijven voor onze nieuwsbrief
Cliënten geven Ascender gemiddeld een
8,5
voor haar dienstverlening.

Interventies vanuit complimenten

27-11-2018

Klinisch psycholoog-psychotherapeut Dick Freriks deelt in zijn columns zijn ervaringen vanuit de praktijk van de arbeids- en gezondheidspsychologie. 

Lees meer

De kwetsbare positie van mantelzorgers

27-11-2018

Klinisch psycholoog-psychotherapeut Dick Freriks deelt in zijn columns zijn ervaringen vanuit de praktijk van de arbeids- en gezondheidspsychologie. 

Lees meer

Experiment vier dagen werken vijf dagen salaris pakt goed uit

24-10-2018

Vier dagen werken en wel vijf dagen salaris betalen – een experiment hiermee dit jaar in Nieuw-Zeeland heeft tot positieve resultaten geleid. De werknemers zijn meer tevreden met hun werk en geven aan dat hun werk-privébalans is verbeterd. Lees meer:

Experimenten met prikkelarme omgeving

24-10-2018

Er is grote behoefte aan prikkelarme omgevingen. Daarmee zijn nu experimenten gestart, zoals een supermarkt in Sint-Michielsgestel die een uur prikkelarm winkelen aanbiedt of een prikkelarme rondleiding in het Van Abbemuseum in Eindhoven. Lees meer:

Lees meer

Feiten en fictie over burn-out op een rij

24-10-2018

Dit artikel ontrafelt wat er wel en niet klopt over een burn-out. Want neemt het aantal burn-outs nu daadwerkelijk wel toe? Je leest het hier.

Lees meer

Erwin van Meekeren: een betere samenwerking door veilige hechting

02-08-2018

Lees hier deel 3 uit de serie artikelen waarin Erwin van Meekeren, psychiater en schrijver van het boek ‘Samen beslissen, ook als dat lastig blijkt’, verschillende onderwerpen die belangrijk zijn voor een goede samenwerking met cliënten belicht. Het onderwerp van dit artikel: hechting.

Lees meer

Ascender biedt OverbruggingsRoute (naar specialistische GGZ)

18-10-2017

De wachttijden in de specialistische GGZ zijn soms zeer lang en er zijn ook exclusiecriteria, waarmee een geschikte plek vinden een tijd kan duren. In de wachttijd ‘niks doen’ levert zelden vooruitgang op en kan zelfs de problemen verergeren. In afwachting van een behandeling in de specialistische GGZ biedt Ascender haar opdrachtgevers de mogelijkheid cliënten een overbruggingsbehandeling te laten volgen.

Lees meer