Advies op maat.
Ondersteuning.
Persoonlijke begeleiding.

Vacature Teamsecretaresse

Ascender is al 20 jaar actief in het werkveld van duurzame inzetbaarheid. Ascender biedt organisaties zowel curatieve en preventieve begeleidingstrajecten als een all-in pakket voor psychologische- en work/life ondersteuning van werknemers. Daarnaast bieden wij verschillende workshops, trainingen en mediation.

Functieomschrijving
In deze functie ben je samen met de office manager en 3 collega-secretaresses verantwoordelijk voor alle werkzaamheden op het centrale secretariaat in Utrecht. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel opdrachtgevers (verzekeringsmaatschappijen, organisaties, arbodiensten), cliënten, als collega’s. Je draagt onder andere zorg voor de (complexe) agendaplanning van ca. 25 psychologen, werkzaam op ca. 16 locaties door het hele land. Verder redigeer en verzend je vertrouwelijke rapportages, stel je bijbehorende offertes op en monitor je akkoord daarop. Ook het bewaken van de huisstijl hoort daarbij. Overleg en samenwerking met je collega’s op het secretariaat is een belangrijke factor in een succesvolle uitvoering. De werkzaamheden binnen de functie zijn verder zeer divers.

We zijn op zoek naar iemand die snel kan schakelen, proactief, representatief, integer en klantvriendelijk is, en een positieve instelling heeft. We zoeken iemand die zelfstandig kan werken en tegelijkertijd een teamspeler is. Je hebt geen probleem met het werken in een hectische omgeving (open ruimte), je bent accuraat en je hebt oog voor detail. Je bent 4 dagen per week beschikbaar.

Werkzaamheden
Je werkzaamheden als teamsecretaresse bestaan uit:

  • ontvangen van bezoekers (meestal cliënten);
  • afhandeling telefoon, e-mail, post;
  • complex agendabeheer in outlook van de psychologen;
  • zelfstandig voeren van correspondentie;
  • versturen van (vertrouwelijke) rapportages en opstellen van bijbehorende offertes;
  • bewaken van doorlooptijden;
  • bijhouden van overzichten;
  • beheren van de op maat gemaakte relatiedatabase;
  • het maken van facturen vanuit urenregistratie- en klantensysteem;
  • scannen en digitaal archiveren;
  • overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.

Dienstverlening aan klanten en cliënten voert de boventoon in het werk.

Wij vragen

  • mbo+ werk- en denkniveau met 3 jaar relevante werkervaring of hbo werk- en
  • denkniveau;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord (ABN) en geschrift;
  • goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • uitstekende kennis van MS Office 2016;
  • commerciële instelling en goede communicatieve vaardigheden;
  • voldoende kennis van computers, tablets, smartphones en online media;
  • beschikbare dagen maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag.

Wij bieden

  • een dynamische en inspirerende werkomgeving;
  • prettig, modern-industrieel ingericht kantoorpand op 2km afstand van Utrecht Centraal;
  • een gezellig team;
  • diversiteit en zelfstandigheid in het werk;
  • werken binnen een organisatie die zich bezighoudt met mens en welzijn;
  • een marktconform salaris tussen € 2.000,00 en € 2.500,00 bruto per maand op basis van 40 uur.

Procedure
Weet jij zeker dat je aan deze voorwaarden voldoet, en spreken de functie en de werkomgeving je aan, dan zien we jouw cv met motivatie graag vóór 2 januari 2018 tegemoet via j.lutz@ascender.nl t.a.v. Joyce Lutz (Office Manager). Wil je eerst meer informatie, dan kun je telefonisch contact opnemen met Joyce Lutz via 030 – 25 22 792 (woensdagen afwezig).

Als jouw cv en motivatie ons aanspreken, nemen wij eerst telefonisch contact met je op. Daarna nodigen we je eventueel uit voor een persoonlijk kennismakingsgesprek met o.a. de office manager. De tweede ronde vindt plaats met de office manager en de zakelijk directeur. Een assessment-onderzoek maakt onderdeel uit van de procedure. Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Gerelateerd nieuws
Recente ontwikkelingen, interviews & ervaringen
Inschrijven voor onze nieuwsbrief
Cliënten geven Ascender gemiddeld een
8,5
voor haar dienstverlening.

Capability Approach op congres ‘Science with a soul’

20-06-2018

Op 14 juni 2018 vond op Tilbrug University een Impact Conferentie plaats, met als titel “Science with a soul”. Het doel van de conferentie was om nieuwe manieren te ontdekken om de maatschappij vooruit te brengen, vanuit de connectie van wetenschap en praktijk. De universiteit bundelt de krachten om zowel de wetenschap als de samenleving verder te brengen. De focus ligt op drie maatschappelijke thema’s: Empowering the Resilient Society, Enhancing Health and Wellbeing en Creating Value from Data.

Lees meer

Jonge vrouwen relatief vaker psychisch (over)vermoeid door werk

12-06-2018

Vaker extra hard werken, erg snel moeten werken en  heel veel werk moeten verrichten. Jonge vrouwen hebben in vergelijking met mannen van dezelfde leeftijd meer last van psychische vermoeidheid. Leer hier meer over nieuw onderzoek dat duidelijkheid geeft over dit verschil.

Lees meer

Erwin van Meekeren: macht(svertoon) staat samenwerken in de weg

12-06-2018

Lees hier deel 2 uit de serie artikelen waarin  Erwin van Meekeren, psychiater en schrijver van het boek ‘Samen beslissen, ook als dat lastig blijkt’, verschillende onderwerpen die belangrijk zijn voor een goede samenwerking met cliënten belicht. Het onderwerp van dit artikel: macht.

Lees meer

Meer aandacht voor seksuele intimidatie op de werkvloer

12-06-2018

Sinds de wereldwijde introductie van #MeToo staat grensoverschrijdend seksueel gedrag op de werkvloer hoog op de agenda. Recentelijk is de Wegwijzer Seksuele Intimidatie ontwikkeld. Hierin worden adviezen gegeven tegen seksuele intimidatie. Meer weten? Lees hier meer over de wegwijzer.

Lees meer

Rosalie Koolen: ‘herstel van PTSS begint bij erkenning van werknemer én werkgever’

12-06-2018

De zorg bij werkgevers voor hulpverleners met posttraumatische stressstoornis is nog steeds ondermaats, dat zegt Ascender-psycholoog Rosalie Koolen. Toch wordt de ernst van PTSS steeds beter erkend, en dat is goed. Lees in het interview met Rosalie Koolen meer over het belang van erkenning van de werkgever.

Lees meer

Werkgevers vaak bang voor werknemer met hoogbegaafdheid

11-04-2018

Het bedrijfsleven is niet goed in staat om personeelsleden met hoogbegaafdheid blijvend te boeien en te binden. Dit blijkt uit het promotieonderzoek van Patricia van Casteren, psychologe bij Ascender. “Veel leidinggevenden zijn bang dat een hoogbegaafde werknemer hem of haar van de troon wil stoten. Maar hoogbegaafden zijn vaak niet op zoek naar leidinggevende functie, maar vooral naar inhoudelijke betekenisgeving en kennisverwerving.”

Lees meer

Gaat je werknemer weer aan het werk na burn-out? Lees hier 7 adviezen voor werkgevers.

11-04-2018

Een goede terugkeer op het werk na een burn-out is de verantwoordelijkheid van de werknemer én de werkgever. Veel werkgevers voelen dat ook zo, maar nemen niet altijd maatregelen om een balans tussen arbeid en zorg te faciliteren, zoals blijkt uit het rapport Arbeidsmarkt in kaart: werkgevers 2017 van het Sociaal en Cultuur Planbureau (SCP). Ascender geeft hierbij enkele adviezen voor een succesvolle werkhervatting.

Lees meer

MedischVitaal: ondersteuning voor medische professionals, gericht op gezond en vitaal functioneren

04-02-2018

Uit onderzoek blijkt dat veel mensen die werken in de zorg bevlogen zijn en vaak positieve energie uit hun werk halen. Maar deze persoonlijke drijfveren komen in het huidige tijdbeeld van werkdruk, regelgeving en reorganisaties in zorginstellingen vaak onder druk te staan. Direct als gevolg daarvan is een grote groep medische professionals ‘at risk’ voor gezondheidsproblemen: veel zorgprofessionals vertonen signalen van burn-out en/of overwegen het vak te verlaten. Ascender biedt met MedischVitaal programma’s aan die speciaal zijn toegesneden op medisch specialisten, huisartsen en andere zorgprofessionals.

Lees meer

Ascender biedt OverbruggingsRoute (naar specialistische GGZ)

18-10-2017

De wachttijden in de specialistische GGZ zijn soms zeer lang en er zijn ook exclusiecriteria, waarmee een geschikte plek vinden een tijd kan duren. In de wachttijd ‘niks doen’ levert zelden vooruitgang op en kan zelfs de problemen verergeren. In afwachting van een behandeling in de specialistische GGZ biedt Ascender haar opdrachtgevers de mogelijkheid cliënten een overbruggingsbehandeling te laten volgen.

Lees meer